Вернуться: Архивное дело

Образцы оформления документов

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УЧРЕЖДЕНИЯ,

не являющегося источником формирования (комплектования) документами Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики

                                                                                         

ХАРЦЫЗСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ    «ДОУ» 

УТВЕРЖДАЮ

                                                     Директор ГКУ «ДОУ»

                                                                                      __________   А.Н.Иванов

                                                                                  __________  2016 года

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_________  №  02-16

г. Харцызск

на 2017 год    

Индекс дела
Наименование дел
(томов, частей)
Количество дел
(томов, частей)
Срок хранения 
дел (томов, частей), номера статей по перечню
Примечание

01- Управление

01 – 01

Нормативно-правовые акты, принимаемые и издаваемые органами исполнительной власти ДНР, необходимые дл работы учреждения. Копии

 

До минования надобности

ст. 1б, 2б, 3 б

1 что касаются деятельности ДОУ –до ликвидации ДОУ

01 – 02

Приказы (распоряжения) главы администрации г. Харцызска. Копии

 

До минования потребности,

ст. 16 б

1 что касаются деятельности ДОУ –до ликвидации ДОУ

01 – 03

Свидетельство и документы по государственной аттестации учреждения

 

До ликвидации учреждения

ст.28 а

 

01 – 04

Устав учреждения

 

До ликвидации учреждения,

ст.28 а

 

01 – 05

Годовой план работы учреждения

на новый учебный год и оздоровительный период

 

До замены новым,

ст.552 б

 

01 – 06

Годовой статистический отчёт  (форма 85-к «Отчёт  учреждения за год»)

 

До ликвидации учреждения,

ст. 302 б

 

 

01 – 07

Приказы директора  по основной деятельности

 

До ликвидации учреждения,

ст. 16 а

 

 

 

01 – 08

Документы о проведении аттестации педагогических и других работников учреждения (заявления, списки работников, аттестуемых и их характеристики и т.д.)

 

75 л. 1,2, ст.637

1— хранятся в личных делах,

2- не вошедшие в личные дела — 5 лет.

01 – 09

Протоколы: общих собраний работников учреждения, производственных совещаний, родительских собраний, заседаний родительских комитетов

 

До ликвидации учреждения,

ст.1220

 

01 – 10

Документы (аналитические обзоры, справки, доклады, докладные записки) ежегодного отчёта руководителя учреждения

 

До ликвидации учреждения,

ст.44 а

 

01 – 11

Книга приёма и передачи дел при смене руководства учреждения

 

До ликвидации учреждения,

ст.45а

 

01 – 12

Документы (сообщения, заявки, протоколы, договора, заключения, отчёты) о проведении конкурсов на право получения грантов

 

10 л.1, ст.65

1-в случае отклонения заявок – 5 лет

01 – 13

Протоколы заседаний педагогического совета учреждения

 

10 л., ст.14 а

 

01 – 14

Протоколы заседаний аттестационной комиссии

 

5 л., ст. 636

 

01 – 15

Журнал прибытия (убытия) детей в учреждении

 

5 л., ст. 121 в

 

01 – 16

Контрольно — визитная книга учреждения

 

 

5 л., ст. 86

 

01 – 17

График работы аттестационной комиссии

 

 

1 г., ст.640

 

01 – 18

Правила внутреннего трудового распорядка

 

1 г., ст.397

1 – после замены новыми

 

01 – 19

Переписка с местными органами государственной власти, органами местного самоуправления по основным (профильным) вопросам деятельности

 

5 л., ст. 22

 

01 – 20

Переписка по организационным вопросам деятельности

 

 

3 г., ст. 24

 

01 – 21

Регистрационный журнал приказов заведующего по основной деятельности

 

 

До ликвидации

учреждения,

ст. 121 а

 

01 – 22

Журнал учёта входящих документов

 

 

3 г., ст.122

 

01 – 23

Журнал учёта документов, созданных учреждением

 

 

3 г., ст.122

 

01 – 24

Регистрационный журнал телефонограмм                        

 

 

     

1 г., ст.126

 

 

     

02- Вопросы делопроизводства и архива

02 – 01

Типовые перечни документов со сроками хранения, изменения и дополнения к ним

 

 

До замены новыми,

ст.109 б

 

02 – 02

Инструкции, положения, методические указания по ведению делопроизводства  и архивной работы, присланные к сведению

 

 

До замены новыми,

ст.20 б

 

02 – 03

Инструкция  по делопроизводству

учреждения

 

 

До замены новой,

ст.20 б

 

02 – 04

Положение об архиве учреждения

 

До ликвидации учреждения,

ст.28 а

 

02 – 05

Документы (положения, планы работы, протоколы, списки, переписка) экспертной комиссии учреждения

 

До ликвидации учреждения1,

ст.130

1 — при ликвидации передаётся в архив

02 – 06

Описи дел  со сроком хранения «до ликвидации учреждения»

 

До ликвидации учреждения,

ст.137 а

 

  02 – 07

Описи дел по личному составу (длительного хранения)

 

3 г.1, ст.137 б

1 — после уничтожения дел

  02 – 08

Паспорт архивохранилища учреждения

 

3 г.1, ст. 131

1 — после замены новым

  02 – 09

Документы (акты, справки, переписка) об итогах проверок архивными учреждениями состояния делопроизводства и архивного дела в учреждении

 

5 л., ст. 113

 

 02 – 10

Заявления, запросы граждан и организаций о предоставлении архивных справок, копий, выписок из документов и документы (архивные справки, копии, выдержки их выполнения)

 

 

5 л., ст.132

 

 02 – 11

 

Переписка об организационно-методических вопросах делопроизводства и архивного дела

 

3 г., ст.136

 

 02 – 12

Акты о предоставлении документов во временное пользование и изъятии дел по требованию правоохранительных органов

 

 

3 г.1, ст.134

1 – после возврата  документов

02 – 13

Журнал учёта поступления и выбытия документов из архива

 

До ликвидации учреждения

ст.139

 

02 – 14

Книга регистрации выдачи документов из архива

 

1 г.1, ст.140

1 – по окончании книги и возврата документов  в архив

02 – 15

Книга регистрации архивных справок, копий и выписок из документов, выданных по запросам граждан и организаций

 

 

5 л., ст. 141

 

02 – 16

Сводная номенклатура дел учреждения

 

5 л.1, ст.112 а

1 — после замены новой при условии составления сводной описи ДОУ

 

03 – Кадровая работа

03 – 01

Приказы заведующего по кадровым вопросам (личного состава) (о принятии на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совместительстве, уволь-ении; аттестации, повышении ква-ификации, стажировке; присвоении званий (повышение категории, раз-яда), изменение биографичеких данных; поощрение (награждения, премирования), оплата труда, на-исления различных надбавок, доп-ат, материальной помощи; все виды отпусков работников с тяжёлыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребё-ком, отпуска за свой счёт

 

75 л., ст.16 б

 

03 – 02

Приказы заведующего по кадровым вопросам (личного состава): командировки в пределах Украины, взыскания, предоставление ежегодных отпусков, и отпусков в связи с обучением

 

 

5 л., ст. 16 б

 

03 – 03

Приказы заведующего по административно-хозяйственным вопросам

 

 

5 л., ст.16 в

 

03 – 04

Должностные (рабочие) инструкции работников учреждения

 

5 л.1, ст.43

 1 –после заме-ны новыми, должно

стные инструкции сотрудников, ра-отающих на работах с вредными и опа-ными условиями труда- 75 лет

03 – 05

Регистрационный журнал приказов заведующего по кадровым вопросам (личного состава)

 

 

75 л., ст.121 б

 

03 – 06

Регистрационный журнал командировок, взысканий, предоставления ежегодных отпусков, и отпусков в связи с обучением

 

 

 

5 л., ст.121 в

 

03 – 07

Регистрационный журнал приказов заведующего по административно-хозяйственным вопросам

 

 

5 л., ст.121 в

 

03 – 08

Годовой статистический отчёт (форма № 6-ПВ — годовая) "Отчёт о количестве работников, их качественный состав и профессиональное обучение»

 

 

До ликвидации учреждения

ст.302 б

 

03 – 09

Документы (листки по учёту кадров, заявления представления, докладные и объяснительные записки, справки, обходные листы) в приказы по кадровым вопросам (личного состава), которые не вошли в состав личных дел

 

 

3 г., ст.491

 

03 – 10

Документы (графики, заявления, сведения) о предоставлении и использовании ежегодных, творческих, социальных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы

 

 

1 г., ст.515

 

03 – 11

Документы (докладные записки, акты, письма) о нарушении правил внутреннего распорядка

 

 

1 г., ст.398

 

03 – 12

Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приёме, перемещении, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, декларации служащих, характеристики, листки по учёту

кадров)

 

 

75 л.1, ст.493 в

1 –справки с места жительства, мед. справки и другие документы второстепенного значения-

3 года после увольнения

03 – 13

Списки (штатно-списочный состав) работников организации

 

 

75 л., ст. 503

 

03 – 14

Трудовые книжки работников

 

 

До востребования, а не затребованные — не менее

50 л., ст.508

 

 

03 – 15

Заявления о предоставлении дополнительных отпусков в связи с обучением

 

 

1 г.1, ст.516

 1 – после окончания учебного учреждения

03 – 16

Справки, выданные работникам о стаже и месте работы, и тому подобное. Копии

 

 

3 г., ст.517

 

03 – 17

Книга учёта личного состава работников

 

75 л., ст.528

 

03 – 18

Книга учёта выдачи справок о стаже, месте работы

 

3 г., ст.535

 

03 – 19

Книга учёта трудовых книжек

 

50 л., ст.530 а

 

03 – 20

Журнал учёта выдачи удостоверений о командировках

 

5 л.1, ст.533

1 – после окончания журнала

03 – 21

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

 

3 г.1, ст.739

1 – после окончания журнала

03 – 22

Журнал учёта работающих пенсионеров

 

3 г.1, ст.701 а

1 – после окончания журнала

03 – 23

Табеля учёта использования рабочего времени. Копии

 

 

1 г., ст.408

 

03 – 24

 

Графики работы сотрудников учреждения

 

 

3 г.1, ст.391

1 – после замены новыми

03 – 25

Номенклатура дел по отделу кадров

 

3 г. 2, ст.112 в

2  — после замены новой при условии передачи дел в архив  ДОУ

                                                      04 — Охрана труда

04 – 01

Комплексные планы усовершенствования условий охраны труда и санитарно — оздоровительных мероприятий

 

10 л., ст.432

 

04 – 02

Документы (справки, докладные записки, отчёты) о выполнении приказов, распоряжений по охране труда и безопасности жизнедеятельности

 

5 л., ст.16 в

 

04 – 03

Документы (акты, приказы, распоряжения) по охране труда и безопасности жизнедеятельности

 

 

5 л., ст.16 в

 

04 – 04

Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации смотров — конкурсов) по охране труда и технике безопасности

 

 

3 г., ст.442

 

04 – 05

Списки работающих с вредными условиями труда

 

75 л., ст.444

 

04 – 06

Журнал регистрации вводного инструктажа по вопросам охраны труда

 

10 л.1, ст.481

1 – после окончания журнала

04 – 07

Журнал регистрации инструктажей (первичного, повторного, внепланового, целевого) по вопросам охраны труда

 

10 л.1, ст.482

1 – после окончания журнала

04– 08

Номенклатура дел по охране труда

 

3 г. 2, ст.112 в

2  — после замены новой при условии передачи дел в архив  ДОУ

                         05– Административно-хозяйственная работа

05– 01

Документы (акты, сравнительные ведомости, описи, книги регистрации) о проведении инвентаризации имущества

 

3 г. 1, ст.112 в

1–бюджетных    

организаций

05 – 02

Журнал учёта использования теплоэнергии, электроэнергии

 

3 г., ст.1904

 

05 – 03

Журнал учёта опечатывания помещений и передачи ключей

 

1 г., ст.1172

 

05 – 04

Журнал приёма – передачи дежурств

 

1 г., ст.1171

 

05 – 05

Подготовка учреждения к отопительному сезону и новому учебному году

 

3 г., ст.1054

 

05 – 06

Акты о техническом и санитарном состоянии зданий, двора, тротуаров

 

3 г., ст.1053

 

05 – 07

Письма о содержании зданий, тротуаров в надлежащем техническом и санитарном состоянии

 

3 г., ст.1062

 

05 – 08

Технический паспорт здания

 

До ликвидации учреждения, ст.1044

 

05 – 09

Лимиты использования электроэнергии

 

5 л., ст.1868

 

05 – 10

Схемы электроснабжения и распределения электроэнергии

 

До минования надобности,

ст.1870

 

05 – 11

Номенклатура дел по администра-тивно-хозяйственной работе

 

 

3 г. 2, ст.112 в

2  — после замены новой при условии передачи дел в архив  ДОУ

06 – Пожарная безопасность

06 – 01

Инструкции по пожарной безопасности

 

5 л.1, ст.43

1– после замены новыми

06 – 02

Документы (планы, отчёты, докладные записки, справки) об обеспечении пожарной безопасности в организации

 

5 л., ст.1177

 

06 – 03

Предписания, постановления об устранении нарушений и недостатков  по вопросам пожарной безопасности

 

5 л., ст.1180

 

06 – 04

Переписка об обеспечении пожарной безопасности в организации

 

3 г., ст.1186

 

06 – 05

Журнал регистрации противопожарных инструктажей (вводный, первичный, повторный, внеплановый) по пожарной безопасности

 

10 л. 2, ст.481

2 – после окончания журнала

                                                   07 – Профсоюз учреждения

07 – 01

Протоколы отчетно-выборных, профсоюзных собраний, заседаний профсоюзного комитета и материалы к ним

 

До ликвидации учреждения, ст.1220

 

07 – 03

Журнал учета входящей документации

 

3 г., ст.122

 

07 – 04

Журнал учета исходящей документации

 

3 г., ст.122

 

07 – 05

Переписка с вышестоящими профсоюзными организациями об организации профсоюзной работы

 

3 г., ст.1248

 

07 – 06

Учётные карточки членов профсоюза, списки членов профсоюза, заявления о принятии в члены профсоюза, заявления о согласии на удержание профсоюзных взносов

 

До ликвидации учреждения,

 ст.1251

 

07 – 07

Коллективный договор, изменения и дополнения

 

До ликвидации учреждения, ст.395 а

 

07 – 08

Акты проверки выполнения коллективного договора

 

10 л., ст.396

 

07 – 09

Номенклатура дел профсоюза учреждения

 

3 г. 2, ст.112 в

2  — после замены новой при условии передачи дел в архив  ДОУ

 

Делопроизводитель  ДОУ                                                                           И.А. Иванов

____ __________2016 года

 

ОДОБРЕНО                                                     СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания                                         Протокол  заседания

экспертной комиссии                                          экспертно-проверочной комиссии

учреждения                                                        архивного отдела  администрации

г. Харцызска                                                         г. Харцызска

                  

____ _______2016 г. № ___                              ___  ________ 2016 г. №  __

 

Итоговая запись о категории и количестве дел, составленных в 2017 году в учреждении:

 

 

По срокам хранения

 

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭК»

Со сроком хранения «до ликвида-

ции учреждения»

 

 

 

Долговременного (более 10 лет)

 

 

 

Временно (до 10 лет включительно)

 

 

 

Всего

 

 

 

 

Делопроизводитель                                                                                             И.А. Иванов

 

____  _ноября__  2017 года   

                

Итоговые  ведомости  передано в архив учреждения.

 

Делопроизводитель                                                                                             И.А. Иванов

 

___  __ноября__   2017 года

 

Схема

расположения документов в номенклатуре дел

 

 

  1. документы органов высшего уровня, присланные к сведению:

   — законы, постановления, решения, распоряжения  и др.

 

  1. организационно-распорядительные документы:

      — положения, списки, приказы, поручения, методические рекомендации,         

        протоколы     заседаний и др.

 

  1. планово-отчетная документация

     — сначала планы, потом отчеты;

 

  1. документы по основной деятельности

      — документы, информации, анализы, обращения граждан, акты и др.

 

      5.   переписка

                 — сначала с вышестоящими, местными органами власти, потом 

                 подведомственными и др.

 

  1. правочно –у четная документация

                — графики

                -журналы

                — картотеки, реестры, перечни

               

                 Номенклатура дел всегда самая последняя

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

 АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАРЦЫЗСКА

ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ №0 «РОЗА»

ГОРОДА ХАРЦЫЗСКА

ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

Фонд №_____

Опись № 1-Л-дел

по личному составу

(кадровые вопросы)

 

 

 

 

                                                                                              за 1995-2000 годы

 

 

 

 

 

 

ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ                                 УТВЕРЖДАЮ

УЧРЕЖДЕНИЕ № 0 «РОЗА»                                                   Заведующий ДОУ №0

       ___________В.Н. Иванова

       _22_ 04__ 2016 года

 

 

Фонд №______

ОПИСАНИЕ № 1 — Л- дел

по личному составу (кадровым вопросам)

за 1995– 2000 годы

 

№з/п

 

Ин-декс

дел

Название (заголовок) дел

Краткие даты

 

Коли-

чество

листов

Срок хране-

ния

Приме-

чание

 

1

2

3

4

5

6

7

1995 год

Кадровая работа

1

03-01

Приказы заведующего с № 1 по № 337 по кадровым вопросам

2 января —

14 августа

1995

 

95

75 лет

 

2

03-01

То же с № 338 по  № 233

 

 

 

 

15 августа

1995-

22 декабря 1998

 

96

75 лет

 

Бухгалтерская работа

3

10-11

Ведомости по начислению заработной платы работни-кам, том 1

 

1995

 

280

75 лет

 

4

10-11

То же, том 2

1995-

1996

150

75 лет

 

1997 год

Бухгалтерская работа

 

5

10-11

Ведомости по начислению заработной платы

 

 

2004

 

 150

75 лет

 

1

2

3

4

5

6

7

1999 год

                                                              Отдел кадров

6

01-09

Документы о проведении аттестации педагогических и других работников учрежде-ния (списки работников, аттестуемых, заключения об аттестации)

 

1999

 

 

 

54

75 лет

 

2000 год

Кадровая работа

7

03-01

Приказы заведующего

с № 1 по № 139

по кадровым вопросам

 

2 января-

27 августа

2000

 

75

75 лет

 

Бухгалтерская работа

8

10-11

Ведомости по начислению заработной платы, том 1

 

 

 

2000

 

192

75 лет

 

9

10-11

То же, том 2

 

 

 2000

 

140

75 лет

 

 

            В опись внесено 9 (девять) дел, с № 1 по №9, в том числе:

литерные номера _____________,

пропущенные номера ____________.

 

Ответственный за архив

___  _______ 2016  года                                                                               С.А.Савенко

 

 

ОДОБРЕНО                                                                    СОГЛАСОВАНО

протокол заседания                                                        Протокол заседания

экспертной комиссии                                                     экспертной комиссии   

ДОУ № 0 «Роза»                                                              управления образования

от 18.04.2016 № 2                                                            администрации города Харцызска

                                                                                           _20.04.2016_№_4_

                                                                      

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

  ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ  ЛИСТ  ОПИСИ  №1 – Л                                         (Фонд №_____)

              В описи пронумеровано 3 ( три ) листа, в том числе:

литерные номера листов ________,

пропущенные номера листов ________.

 

Ответственный за архив                                                                             С.А.Сторко

___ _______2016 года

Дошкольное общеобразовательное                                      УТВЕРЖДАЮ

учреждение №0                                                                     Директор ДОУ №0

              ________М.Ю. Воднова

 

А К Т                                                                                        ___ ___________ 20__ г.

____________ № __________

_________________________

(г. Харцызск)

 

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

 

            На основании номенклатуры дел учреждения на 2017 год, отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № «Дошкольное общеобразовательное учреждение №0»

 

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера

описей (номен-

клатур)

за год

(годы)

Индекс

дела (тома,

части) по номен-

клатуре

или №

дела по описи

Количество дел (тома, части)

 

Сро-ки хране-ния дела (тома, час

ти) и номера ста

тей по переч

ню

  При-

  меча-

  ние

1

2

3

4

5

6

7

8

 

1

Приказы директора о пре-доставлении очередных оплачиваемых отпусков и в связи с обучением

 

  2003 –      

  2007

1 Т

01-10

1

5 лет

ст. 16б

 

2

Приказы директора о пре-доставлении очередных, оплачиваемых отпусков и в связи с обучением

 

 

  2008 –   2011

1 Т

01-10

2

5 лет

ст. 16б

 

3

Приказы о взыскании, ко-мандировках работников; по административно-хо-зяйственным вопросам

 

 

 

   2003-

   2011

 

1 Т

 

01-11

    2

5 лет

ст.

16 в

 

1

2

3

4

5

6

7

8

4

Журнал регистрации ис-ходящей корреспонден-ции

 

  2009 –      

   2012

1 Т

01-25

    5

3 года

ст. 122

 

 

 

             Итого 10 (десять )  дел за 2003- 2012 годы

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу  

ценности документов                                                                               С.Н.Иванова

___ _____________20__ г.

 

 

ОДОБРЕНО                                                            СОГЛАСОВАНО

Протокол заседаний                                                Протокол заседаний

экспертной комиссии                                             экспертной комиссии управления

ДОУ №0                                                                    образования администрации

                                                                                    города Харцызска

___  _______ № ____                                                 ____  _______ № ____

 

 Описи дел со сроком хранения «до ликвидации учреждения» за 2003-2012 годы и по личному составу (кадровым вопросам) за 2003-2012 годы согласованы с ЭК  управления образования администрации города Харцызска (протокол от ____ ________ № ___)

 

Документы в количестве ________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________________________ кг сданы в ___________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________№ ____ или уничтожены путем сжигания.

 

Наименование должности

сдавшего (уничтожившего) документы                                                        С.Н.Иванова

___ _____________20__ г.